PENDEKATAN SISTEM

BAB VII
PENDEKATAN SISTEM
1. Pemecahan Masalah
Masalah merupakan suatu kondisi yang memiliki potensi untuk
menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar
biasa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan memberikan respon
terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau
memanfaatkan peluang keuntungannya. Oleh karena itu masalah
penting untuk dipecahkan. Keputusan adalah pemilihan suatu
strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan
memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan
solusi terbaik atas masalah tersebut.
Elemen-elemen proses pemecahan masalah :
Elemen-elemen
Standar : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang
harus dicapai oleh sistem.
Informasi : menggambarkan keadaan saat ini – apa yang sedang
dicapai oleh sistem.
Perbedaan antara masalah dan gejala. Gejala adalah kondisi yang
dihasilkan oleh masalah. Untuk memberikan ilustrasi ini, kita ambil
contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba
yang rendah. Dalam hal ini ada masalah penyebab laba rendah. Jadi
dalam kaitan ini, masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau
penyebab dari suatu peluang.
Masalah
Pemecah
masalah
(manajer)
Standar
Informasi
Berbagai
solusi
alternatif
Kendala
Solusi
41
Jenis-jenis masalah :
· Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubunganhubungan
antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah
masalah.
· Masalah tak terstruktur; berisi elemen-elemen atau hubungan antar
elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
· Masalah semi-terstruktur, masalah yang berisi sebagian elemenelemen
atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah.
2. Pendekatan Sistem
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John
Dewey, seorang professor filosofi di Columbia University pada awal
abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian
dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai :
1) Mengenali kontroversi.
2) Menimbang klaim alternatif.
3) Membentuk penilaian.
Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem :
· Tahap I : Usaha Persiapan
Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
2 : Mengenali sistem lingkungan.
3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
· Tahap II : Usaha Definisi
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu.
· Tahap III : Usaha Solusi
Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif.
7 : Mengevaluasi solusi alternatif.
8 : Memilih solusi terbaik.
9 : Menerapkan solusi terbaik.
10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif.
42
Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem.
Arus informasi
Arus keputusan
Keterangan tambahan dari langkah-langkah pendekatan sistem :
Langkah 5: Menganalisis bagian-bagian sistem dalam urutan tertentu.
Analisis bagian-bagian sistem dapat digambarkan sebagai berikut :
1
4
5
Urutan menggambarkan prioritas tiap elemen dalam pemecahan
masalah. Misalnya, masalah dalam elemen 4 tidak bisa dipecahkan
kalau ada masalah dalam elemen tiga.
Standar
Proses
Transformasi
Input Output
Standar
Proses
Transformasi
Input Output
Standar
Proses
Transformasi
Input Output
Standar
3
Manajemen
Pengolah
informasi
Proses 6
transformasi
Sumber 7
daya output
Sumberdaya
input
Input 2
Output
43
Elemen 1 : Mengevaluasi standar. Standar kinerja dinyatakan dalam
bentuk rencana, anggaran, dan kuota. Standar memiliki
karakteristik tertentu :
· Standar harus sah (valid).
· Standar harus realistis.
· Standar harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan
untuk mencapai.
· Standar harus terukur.
Elemen 2 : Membandingkan output sistem dengan standar.
Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis
dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Sinyal-sinyal adanya masalah : (1) manajer bekerja dalam
jam yang sangat panjang dan (2) keputusan-keputusan
terbukti salah.
Elemen 4 : Mengevaluasi pemroses informasi.
Elemen 5 : Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis
ini konseptual sistem tidak lagi merupakan persoalan,
permasalahan ada pada sistem fisik.
Elemen 6 : Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern
dalam memecahkan masalah transformasi adalah:
otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan
computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computer
integrated manufacturing.
Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output.
Pada langkah 6 - Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi.
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan
permasalahan yang sama. Manajer jarang memecahkan masalah
sendirian, biasanya dilakukan tukar menukar pikiran (brain storming).
Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu
rancangan aplikasi bersama dan merupakan pendekatan sistem
pendukung keputusan secara kelompok (group decision support system)
untuk memecahkan masalah. Contoh pemecahan masalah yang tidak
sanggup menangani volume aktivitas pekerjaan yang meningkat. Ada 3
solusi alternatif : (1) menambah lebih banyak peralatan pada komputer
yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya;
(2) menggantikan komputer yang ada dengan yang lebih besar;
(3) menggantikan komputer yang ada dengan jaringan komputer lokal
(LAN) dari komputer-komputer yang lebih kecil.
44
Langkah 7 – Mengevaluasi berbagai alternatif solusi.
Mengevaluasi alternatif dengan menggunakan kriteria evaluasi. Dari
contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan kriteria :
(1) biaya operasi; (2) pelatihan pemakai; (3) daya respon; (4) keamanan
data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan.
Adapun evaluasi dari ketiga alternatif tersebut adalah :
Alternatif 1 :
Meningkatkan sistem
yang ada
Alternatif 2
Memasang sistem besar
Alternatif 3
Memasang jaringan
komputer mikro
Keuntungan :
1) Kenaikan kecil dalam
biaya operasi.
2) Tidak diperlukan
pelatihan pemakai.
3) Memberikan
keamanan data
maksimum.
1) Sangat responsif pada
permintaan informasi.
2) Keamanan data baik.
3) Mudah mengadaptasi
perubahan kebutuhan
pemakai.
1) Biaya operasi sedikit
menurun.
2) Sedikit mengadaptasi
perubahan
kebutuhan pemakai.
Kerugian : 1) Kurang responsif
pada permintaan
informasi.
2) Tidak mudah
mengadaptasi
perubahan
kebutuhan pemakai.
1) Kenaikan besar dalam
biaya operasi.
2) Diperlukan banyak
pelatihan pemakai.
1) Diperlukan pelatihan
pemakai.
2) Kurang responsif
pada permintaan
informasi.
3) Menimbulkan
masalah keamanan
data.
Langkah 8 – Memilih Solusi Terbaik
Menurut Henry Mintzberg (ahli manajemen) ada 3 cara memilih alternatif
terbaik :
· Analisis : Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan,
mempertimbangkan konsekwensinya pada tujuan
organisasi.
· Penilaian : Proses mental dari seorang manajer.
· Tawar-menawar : Negosiasi antara beberapa manajer.
Langkah 9 – Menerapkan Solusi. Setelah ada solusi perlu diterapkan
untuk mengetahui efektivitasnya.
Langkah 10 – Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu
efektif. Mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai
kinerja yang direncanakan.
45
3. Model Pendekatan Sistem Integrasi
1. Memandang perusahaan
sebagai suatu sistem
Usaha definisi
4. Bergerak dari tingkat
sistem ke subsistem.
5. Menganalisis bagian-bagian
sistem sesuai urutan
tertentu.
Usaha solusi
6. Mengidentifikasi solusi
alternatif.
7. Mengevaluasi solusi
alternatif.
8. Memilih solusi terbaik.
9. Menerapkan solusi.
10. Membuat tindak lanjut
untuk memastikan
bahwa solusi efektif
Faktor-faktor Pribadi yang Mempengaruhi
Pemecahan Masalah :
Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya ini
mempengaruhi keterlibatannya dalam merasakan masalah,
mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.
Merasakan masalah :
Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problemsensing
style), yaitu :
· Menghindar masalah (problem avoider), mengambil sikap positif dan
menganggap bahwa semua baik-baik saja.
3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan
2. Mengenali sistem lingkungan
46
· Pemecah masalah (problem solver), manajer ini tidak mencari dan
tidak menghalangi masalah.
· Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati
pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi :
Gaya mengumpulkan informasi ada dua :
· Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti
management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak
berhubungan dengan area minatnya.
· Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat
semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut
bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.
Menggunakan informasi :
Manajer juga cenderung menggunakan salah satu dari dua gaya
menggunakan informasi, yaitu :
· Gaya sistematik (systematic style). Manajer memberi perhatian
khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan,
misalnya pendekatan sistem.
· Gaya intuitif (intuitive style).Manajer tidak lebih menyukai suatu
metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Di dalam pendekatan sistem, tiga komentar berikut perlu diperhatikan
yaitu :
1) Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense).
2) Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah.
3) Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Suatu
metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk
melaksanakan sesuatu.